Mit dem Team durch die Krise – Orientierung bieten, in harten Zeiten

8 Tipps zur internen Kommunikation

Von der Corona-Pandemie sind weltweit fast alle Länder betroffen. Strenge Ausgangsbestimmungen, Grenzschließungen und Quarantäne können nicht verhindern, das tägliche viele Menschen sterben.

Parallel zu dieser menschlichen Not zeigt sich die Empfindlichkeit unseres vernetzten, globalen Wirtschaftssystems. Verstärkt durch die Auswirkungen von Auflagen, bis hin zum Betriebsverbot. Es drohen Kurzarbeit, Kündigungen und Insolvenz. Darüber hinaus wurden in vielen Unternehmen, in wenigen Tagen, funktionierende Strukturen verändert (Wechselschichten, Homeoffice etc.) oder Tätigkeiten „massiv hochgefahren“, um steigender Nachfrage gerecht zu werden.

Damit Unternehmen durch diese Krisenzeiten kommen, sind die Mitarbeiter besonders wichtig. Ihnen bietet Kommunikation jetzt Halt und Orientierung. Eine herausfordernde Aufgabe für die Führungskräfte! Deshalb:

1)    Kommunizieren Sie zeitnah und regelmäßig. Wiederholen Sie sich.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter zeitnah, ohne Umschweife oder Beschönigungen über die aktuelle Situation und Ihre Vorgehensweise. Schaffen Sie feste Kommunikationstermine. Wenn es keine Neuigkeiten gibt, dann wiederholen und bestätigen Sie kurz die bereits bekannten Informationen.

Wiederholungen geben Sicherheit und helfen bei der Verarbeitung der Informationen. Wundern Sie sich bitte nicht, wenn Ihre Mitarbeiter Ihnen mehrfach gleiche oder ähnliche Fragen stellen. Es ist zutiefst menschlich in solchen Situationen mehrfach nachzufragen.

2)    Gehen Sie offen mit Unsicherheiten um, nutzen Sie den Prozess als Orientierungshilfe.

Machen Sie nur feste Zusagen, wenn Sie diese auch wirklichen einhalten können. Punkte, die Sie nicht beantworten können, dürfen Sie klar benennen. Das schafft mehr Vertrauen, als weiche Aussagen oder gar spätere Rückzieher.

Da vermutlich derzeit wenige, verbindliche Aussagen möglich sind, können Sie deutlich machen, was Sie tun und wann. „Wir arbeiten jetzt daran, ...“. „Wir warten auf die Zusagen von ...“ .

Machen Sie Prozessschritte sichtbar. Wenn ein Schritt geschafft ist, ordnen sie diesen in den Prozess ein. „Auf unserem Weg, um XX zu schaffen, haben wir nun folgenden Schritt gemacht ...“.

3)    Kommunizieren Sie mehr als Zahlen, Daten und Fakten.

Krisensituationen sind emotionale Achterbahnfahrten. Mehr denn je gilt es, Emotionen zu bedenken und zu bedienen. Bereits Ihr Auftritt und Ihre Wortwahl sind hier mitentscheidend. Betroffenheit ist erlaubt, Verständnis für Sorgen erwünscht, Panik und Hektik unbedingt zu vermeiden.

Ordnen Sie Informationen und Entscheidungen immer wieder in das Gesamtbild ein. Erläutern Sie kurz und schlüssig zentrale Zusammenhänge.

Nehmen Sie die Sorgen und Fragen Ihrer Mitarbeiter ernst. Nehmen Sie sich Zeit zuzuhören. Versetzen Sie sich in die Rolle Ihrer Zuhörer, stimmen Sie Ihre Kommunikation auf deren Perspektive ab.

Sprechen Sie mögliche Sorgen und Emotionen aktiv an „Viele von Ihnen sind nun sicherlich sehr besorgt ...“. Verbinden Sie dies mit den Informationen über Ihr aktuelles Vorgehen, um Sicherheit zu vermitteln. Denken Sie auch daran, positive Entwicklungen aufzuzeigen (nur nicht zu beschönigen). Bereits kleine Punkte können hier eine wohltuende Wirkung haben.

4)    Sorgen Sie für einheitliche Botschaften, die übersetzt und eingeordnet werden.

Wichtig ist, dass alle Führungskräfte ein gemeinsames Bild entwickeln und kommunizieren. Denn unterschiedliche Botschaften sorgen für massive Unsicherheit. Denken Sie daran, dass auch Ihre Führungskräfte unter hohem Druck stehen und Sorgen haben. Sprechen hilft!

Mobilisieren und sensibilisieren Sie alle Ihre Führungskräfte. Sprechen Sie über wichtige Inhalte, tauschen Sie häufige Fragen und Antworten aus. Sorgen Sie unbedingt für abgestimmte Botschaften und legen Sie fest, wann diese gesendet werden.

Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter auch verstehen, was die Informationen genau bedeuten. Welche Auswirkungen hat das für mich? Was wird von mir erwartet? Hier sind die Führungskräfte gefragt, um im Team- und Einzelgespräch zu übersetzen, einzuordnen und Kompliziertes einfach darzustellen.

5)    Nutzen Sie sichere Möglichkeiten, Mitarbeiter „persönlich“ zu sprechen oder zu sehen.

Abstand, Homeoffice und Schichtregelungen sorgen dafür, dass die persönliche Kommunikation immer schwieriger wird und Mitarbeiterversammlungen unmöglich sind. Doch gerade in schweren Zeiten sind persönliche Kommunikation und Nähe wertvoll. Wenn es bei Ihnen sichere Möglichkeiten (Abstand etc.) gibt, dann sprechen Sie persönlich mit Ihren Mitarbeitern.

Nutzen Sie zudem Telefonate, Telefonkonferenzen, Videobotschaften, Videokonferenzen etc., um regelmäßig miteinander zu kommunizieren. Wenn möglich, holen sie Teams virtuell zusammen und tauschen Sie sich aus. Auch die „übliche Runde in der Kaffeeküche“ will ersetzt sein.

Gerade in produzierenden Bereichen sind die Möglichkeiten virtueller Kommunikation begrenzt. Hier bleibt oft nur der Rückgriff auf Newsletter, Aushang oder Bildschirme. Absender ist das Top-Management. Außerdem sind die Führungskräfte vor Ort gefordert – im persönlichen Dialog mit gebührendem Abstand.

6)    Stellen Sie sich gemeinsam gegen den Feind, setzen Sie auf die Energie Ihres Teams.

Die Herausforderung vor der Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen stehen, ist nicht hausgemacht. Es ist ein gefährliches Virus, das zu diesen immensen Auswirkungen führt. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber und „kämpfen sie zusammen gegen diesen gemeinsamen Feind“. Dabei ist es wichtig – und auch ein Zeichen von Führungsstärke – klare Erwartungen an die Mitarbeiter zu formulieren und nachzuhalten. Ebenso wichtig ist es, zu zeigen was Sie tun, um die Krise zu bewältigen.

Nutzen Sie Möglichkeiten, um Ihre Mitarbeiter in die Lösungsfindung einzubeziehen. Ganz gleich, ob es eine Idee für die „digitale Zusammenarbeit“, ein alternatives Produkt oder auch eine völlig neue Idee für die Zukunft ist. Nutzen Sie „Leerlauf“ auch, um solche Gedankenspiele aktiv anzuregen. Ganz nebenbei hilft es dabei, die aktuellen Sorgen zu vergessen, wenn man über die Chancen in der Zukunft nachdenkt.

7)    Nutzen Sie rechtzeitig das Momentum der Veränderung.

Auch wenn es aktuell befremdlich klingen mag: Denken Sie jetzt schon darüber nach, wie Sie das Momentum nutzen können, um grundlegende Veränderungen in Kommunikation, Führung und Zusammenarbeit nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Die Erfahrung aus der letzten Wirtschaftskrise zeigt: In der Krise steigt die Bereitschaft, sich aus der Komfortzone zu bewegen und Neues zu probieren. Wichtig ist hier: Die Veränderungen rechtzeitig zu konzipieren, zu planen und zum richtigen Zeitpunkt in die Organisation zu tragen – am Besten im Verbund mit Maßnahmen zur Krisenbewältigung.

8)    Sprechen Sie uns an, wenn wir Sie unterstützen können.

Nutzen Sie unsere Erfahrung der vergangenen Jahre zur „virtuellen Zusammenarbeit“ mit uns und mit Ihrem Team. Wir haben aus dem schwer überschaubaren Angebot von digitalen Tools für uns ein Set zusammengestellt, das einfach interaktives Arbeiten ermöglicht – auch in größeren Gruppen. Gerne stehen wir auch Ihnen als Sparringspartner oder Impulsgeber zur Verfügung, wenn Sie Ihre interne Kommunikation oder dringend erforderliche Veränderungen planen: Rufen Sie gern an: 04642 924088.